La presente Política de Protección de Datos Personales -en adelante PPTPDP-, en cumplimiento de la Ley 1580 de 2012 y sus decretos reglamentarios, regula el tratamiento de datos personales por parte de FALCK HOMECARE persona jurídica identificada con razon social HACES INVERSIONES Y SERVCIOS SAS con Nit. 900247190-7 -en adelante FALCK HOMECARE-, sobre la información personal recolectada en desarrollo de sus relaciones con socios, consultantes, clientes, contratistas, empleados, aliados estratégicos, proveedores y demás terceros; en desarrollo de sus procesos misionales, de apoyo y mejora; agradecemos dar lectura a su clausulado y descargarla para consultas y trámites posteriores.

ARTÍCULO 1. DEFINICIONES

Base de datos personales.Es todo conjunto organizado de datos de carácter personal, cualquiera que fuere la forma o modalidad de su creación, almacenamiento, organización y acceso.
Base de datos automatizada.Es el conjunto organizado de datos de carácter personal que son creados, tratados y/o almacenados a través de programas de ordenador o software.
Base de datos no automatizada.Es el conjunto organizado de datos de carácter personal que son creados, tratados y/o almacenados de forma manual, con ausencia de programas de ordenador o software.
Cesión de datos.Tratamiento de datos que supone su revelación a una persona diferente al titular del dato o distinta de quien está habilitado como cesionario.
Custodio de la base de datos.Es la persona natural que tiene bajo su custodia la base de datos personales al interior de FALCK HOMECARE.
Dato personal.Es cualquier dato y/o información que identifique a una persona física o la haga identificable. Pueden ser datos numéricos, alfabéticos, gráficos, visuales, biométricos, auditivos, perfiles o de cualquier otro tipo.
Dato personal sensible.Es una categoría especial de datos de carácter personal especialmente protegido, por tratarse de aquellos concernientes a la salud, sexo, filiación política, raza u origen étnico, huellas biométricas, entre otros, que hacen parte del haber íntimo de la persona y pueden ser recolectados únicamente con el consentimiento expreso e informado de su titular y en los casos previstos en la Ley.
Encargado del tratamiento.Es la persona física o jurídica, autoridad pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del tratamiento.
Fuentes accesibles al público.Se refiere a aquellas bases contentivas de datos personales cuya consulta puede ser efectuada por cualquier persona, que puede incluir o no el pago de una contraprestación a cambio del servicio de acceso a tales datos. Tienen esta condición de fuentes accesibles al público las guías telefónicas, los directorios de la industria o sectoriales, entre otras, siempre y cuando la información se limite a datos personales de carácter general o que contenga generalidades de ley. Tendrán esta condición los medios de comunicación impresos, diario oficial y demás medios de comunicación.
Habeas Data.Derecho fundamental de toda persona para conocer, actualizar, rectificar y/o cancelar la información y datos personales que de ella se hayan recolectado y/o se traten en bases de datos públicas o privadas, conforme lo dispuesto en la ley y demás normatividad aplicable.
Procedimiento de análisis y creación de información.Es la creación de información respecto de una persona, a partir del análisis y tratamiento de los datos personales recolectados y autorizados, para fines de analizar y extraer perfiles o hábitos de comportamiento, que generan un valor agregado sobre la información obtenida del titular de cada dato personal.
Procedimiento de disociación.Hace referencia a todo tratamiento de datos personales de modo que la información que se obtenga no pueda asociarse a persona identificada o identificable.
Principios para el tratamiento de datos.Son las reglas fundamentales, de orden legal y/o jurisprudencial, que inspiran y orientan el tratamiento de datos personales, a partir de los cuales se determinan acciones y criterios para dar solución a la posible colisión entre el derecho a la intimidad, habeas data y protección de los datos personales con el derecho a la información.
Propietario de la base de datos.En los procesos Judiciales y Extrajudiciales FALCK HOMECARE, es propietaria de la base de datos el área que tiene bajo su responsabilidad el tratamiento de los mismos, los gestiona y los tiene bajo su control. El concepto de propietario de la base de datos deberá entenderse en los términos de la ISO 27001.
Responsable del tratamiento.Es la persona física o jurídica, de naturaleza pública o privada, que recolecta los datos personales y decide sobre la finalidad, contenido y uso de la base de datos para su tratamiento.
Titular del dato personal.Es la persona física cuyos datos sean objeto de tratamiento. Respecto de las personas jurídicas se predica el nombre como derecho fundamental protegido constitucionalmente.
Tratamiento de datos.Cualquier operación o conjunto de operaciones y procedimientos técnicos de carácter automatizado o no que se efectúan sobre datos personales tales como la recolección, grabación, almacenamiento, conservación, uso, circulación, modificación, bloqueo, cancelación, entre otros.
Es la persona natural o jurídica que tiene interés en el uso de la información de carácter personal.
Violación de datos personales.Es el delito creado por la Ley 1273 de 2009, contenido en el Artículo 269 F del Código Penal Colombiano. El tipo penal es el siguiente:" El que, sin estar facultado para ello, con provecho propio o de un tercero, obtenga, compile, sustraiga, ofrezca, venda, intercambie, envíe, compre, intercepte, divulgue, modifique o emplee códigos personales, datos personales contenidos en ficheros, archivos, bases de datos o medios semejantes, incurrirá en pena de prisión de cuarenta y ocho (48) a noventa y seis (96) meses y en multa de 100 a 1000 salarios mínimos legales mensuales vigentes"

ARTÍCULO 2. OBJETO

Mediante la presente Política se adoptan y establecen las reglas aplicables al tratamiento de datos de carácter personal tratados por FALCK HOMECARE en desarrollo de su objeto social, bien sea en calidad de responsable y/o encargado del tratamiento.

Las reglas contenidas en esta Política se expiden en concordancia con lo dispuesto en el Artículo 15 de la Constitución Política de Colombia, en la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013, en lo que corresponde a la garantía de la intimidad de las personas, ejercicio del habeas data y protección de datos personales, en conexidad con el derecho a la información, de manera que se regulen proporcionalmente estos derechos en FALCK HOMECARE y se pueda prevenir la vulneración de los mismos.

ARTÍCULO 3. OBJETIVO DE LA POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

FALCK HOMECARE comprometida con la seguridad de la información personal sus usuarios, clientes, proveedores, contratistas, empleados y público en general y con la finalidad de dar estricto cumplimiento a la normatividad vigente sobre la protección de Datos Personales, en especial por lo establecido en la Ley 1581 de 2012 , Decreto 1377 de 2013 y demás disposiciones que las modifiquen, adicionen o complementen, se permiten presentar la Política de Tratamiento en materia de protección de Datos Personales (en adelante la “Política”) en relación con la recolección, uso y transferencia de los mismos, en virtud de la autorización que ha sido otorgada por los Titulares de la información. Todas las áreas de FALCK HOMECARE que estén envueltas o de forma alguna involucren el Tratamiento de datos personales, deberán observar y someterse a lo dispuesto en esta Política, en caso de vacío alguno será suplido con la Ley. El presente documento es aplicable a todas las bases de datos que contengan datos personales y que sean objeto de Tratamiento y Protección por FALCK HOMECARE.

En esta Política, detalla los lineamientos generales corporativos que se tienen en cuenta a efectos de proteger los Datos Personales de los Titulares, como la finalidad de la recolección de la información, derechos de los Titulares, área responsable de atender las quejas y reclamos, así como los procedimientos que se deben agotar para conocer, actualizar, rectificar y suprimir la información.

FALCK HOMECARE en cumplimiento del derecho constitucional al Habeas Data, solo recolecta Datos Personales, cuando así haya sido autorizado previamente por su Titular, implementando para tal efecto, medidas claras sobre confidencialidad y privacidad de los Datos Personales.

ARTÍCULO 4. ÁMBITO DE APLICACIÓN.

Los preceptos contenidos en esta Política se aplicarán al tratamiento de datos personales efectuado dentro del territorio colombiano, o cuando el responsable y/o encargado se encuentre ubicado fuera del territorio colombiano, en virtud de tratados internacionales, relaciones contractuales, entre otros.

Los principios y disposiciones contenidos en esta Política de Seguridad de la información de carácter personal, se aplicarán a cualquier base de datos personal que se encuentre en custodia de FALCK HOMECARE, bien sea en calidad de responsable y/o como encargado del tratamiento.

Todos los procesos organizacionales que involucren el tratamiento de datos de carácter personal, deberán someterse a lo dispuesto en esta Política.

ARTÍCULO 5. DESTINATARIOS.

La presente Política será aplicable y consecuentemente obligará a las siguientes personas:

4.1. Representante Legal.

4.2. Personal interno de FALCK HOMECARE, directivos o no, que custodien y traten bases de datos de carácter personal.

4.3. Contratistas y personas naturales o jurídicas que presten sus servicios bajo cualquier tipo de modalidad contractual, en virtud de la cual se efectúe cualquier tratamiento de datos de carácter personal. Esta previsión deberá incluirse en todos los contratos.

4.4. Aquellas otras personas con las cuales exista una relación legal de orden estatutario, contractual, entre otras.

4.5. Personas públicas y privadas en condición de usuarios de los datos personales.

4.6. Las demás personas que establezca la Ley.

ARTÍCULO 6. PRINCIPIOS APLICABLES AL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES.

La protección de datos de carácter personal en FALCK HOMECARE estará sometida a los siguientes principios o reglas fundamentales con base en las cuales se determinarán los procesos internos relacionados con el tratamiento de datos personales; tales principios se interpretarán de manera armónica, integral y sistemática para resolver los conflictos que se susciten en esta materia; son principios aplicables a esta Política, los consagrados en las normas internacionales, en las leyes colombianas y en la Jurisprudencia de la Corte Constitucional que ha desarrollado los Derechos Fundamentales vinculados a los datos de carácter personal además de los siguientes.

6.1. Consentimiento informado o principio de libertad.

El tratamiento de datos personales al interior de FALCK HOMECARE, sólo puede hacerse con el consentimiento previo, expreso e informado de su titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos, tratados o divulgados sin autorización de su titular, salvo mandato legal o judicial que sustituya el consentimiento del titular.

6.2. Legalidad.

El tratamiento de datos personales en Colombia es una actividad reglada y por ende los destinatarios de la Ley 1581 de 2012 deben sujetarse a lo dispuesto en ésta.

6.3. Finalidad del dato.

El tratamiento de datos personales debe obedecer a una finalidad legítima, acorde con la Constitución Política y la Ley, la cual debe ser informada de manera concreta, precisa y previa al titular para que éste exprese su consentimiento.

6.4. Calidad o veracidad del dato.

Los datos de carácter personal recolectados deben ser veraces, completos, exactos, comprobables, comprensibles y mantenerse actualizados. Se prohíbe el tratamiento de datos parciales, fraccionados, incompletos o que induzcan a error.

6.5. Transparencia.

En el tratamiento de datos personales se garantizará el derecho del titular a obtener y conocer del responsable y/o encargado del tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernen.

6.6. Pertinencia del dato.

Los datos personales que recaude deberán ser procedentes, pertinentes y no excesivos, teniendo en cuenta la finalidad del tratamiento y/o de la base de datos. Se prohíbe la recolección de datos personales desproporcionados en relación con la finalidad y el objeto para los que se obtienen.

6.7. Acceso y circulación restringida.

Los datos personales que recolecten o traten serán usados solo en el ámbito de la finalidad y autorización concedida por el titular del dato personal, por tanto, no podrán ser accedidos, transferidos, cedidos ni comunicados a terceros.

Los datos personales bajo la custodia de FALCK HOMECARE no podrán estar disponibles en internet o en cualquier otro medio de divulgación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable y seguro, lo anterior con el fin de brindar un conocimiento restringido sólo a los titulares o terceros autorizados conforme con lo dispuesto en la Ley.

6.8. Temporalidad del dato.

Cumplida la finalidad para la cual fue recolectado y/o tratado el dato personal, deberá prescindir de su uso y por ende adoptará las medidas de seguridad pertinentes para el cumplimiento de tal fin.

6.9. Seguridad del dato.

FALCK HOMECARE, en calidad de responsable o encargado del tratamiento de datos personales, según corresponda, adoptará las medidas de seguridad físicas, tecnológicas y/o administrativas que sean necesarias para garantizar la integridad, autenticidad y confiabilidad de los datos personales. Esto conforme a la clasificación de los datos personales, implementará todas las medidas de seguridad de nivel alto, medio o bajo, aplicables según el caso, con el fin de evitar la adulteración, pérdida, fuga, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

6.10. Confidencialidad.

FALCK HOMECARE y todas las personas que intervengan en el tratamiento de datos de carácter personal, tienen la obligación profesional de guardar y mantener la reserva de tales datos, obligación que subsiste aún finalizada la relación contractual. La empresa implementará, en sus relaciones contractuales, cláusulas de protección de datos que garanticen lo preceptuado.

6.11. Deber de información.

Se informará a los titulares de los datos personales, así como a los responsables y encargados del tratamiento, del régimen de protección de datos adoptado por la firma, así como de la finalidad y demás principios que regulan el tratamiento de estos datos. Informará además sobre la existencia de las bases de datos de carácter personal que custodie, los derechos y el ejercicio del habeas data por parte de los titulares, procediendo al registro tal y como lo exige la Ley.

6.12. Protección especial de datos sensibles.

Sólo recolectará datos personales de carácter sensible cuando ello sea necesario y pertinente para el desarrollo de su objeto social. En cada caso deberá obtener autorización expresa del titular, o bien verificar que su tratamiento se origine y legitime en el marco de una relación contractual y/o negocial, o bien provenga de autorización legal. La información personal de carácter sensible que se pueda obtener de un proceso de selección de personal será protegida a través de las medidas de seguridad altas.

ARTÍCULO 7. AUTORIZACIÓN PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES.

Para dar cumplimiento a la regulación del tratamiento de datos sobre las bases de datos que FALCK HOMECARE, desde la entrada en vigencia de la presente Política, por tanto, al momento de la recolección de Datos Personales, solicita una autorización a los Titulares, informado sobre las finalidades especificas del Tratamiento para los cuales se obtiene dicho consentimiento.

La Autorización de tratamiento de datos personales, debe ser obtenida de forma previa, expresa y consentida por parte del Titular, para así dar tratamiento a los datos personales de éste, sin perjuicio de las excepciones legales. La Autorización siempre se regirá por los principios establecidos en la ley y en ésta política. No requerirá Autorización cuando la ley así se lo permita

La autorización de los Titulares, podrá manifestarse por: (i) verbales, (ii) documentos físicos o electrónicos, (iii) sitios web, o (iv) cualquier otro formato o (v) mediante conductas inequívocas que permitan concluir de forma razonable que fue otorgada la autorización, a través de las cuales se concluya que de no haberse surtido la misma por parte del Titular, o la persona legitimada para ello, los datos no se hubieran almacenado o capturado en la Base de Datos.

FALCK HOMECARE conservará la prueba de dichas autorizaciones de forma adecuada, respetando los principios de confidencialidad y privacidad de la información.

Excepciones legales a la obtención de una autorización: La Autorización del titular debe ser previa, expresa e informada, salvo las siguientes excepciones:

Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
Datos de naturaleza pública.
Casos de urgência médica o sanitária.
Tratamiento de información Autorizado por la Ley para fines históricos, estadísticos o científicos.
Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas.

ARTÍCULO 8. DERECHOS DE LOS TITULARES DE LOS DATOS.

Los titulares de los datos de carácter personal contenidos en las bases de datos que reposen en los sistemas de información de FALCK HOMECARE, tienen los derechos descritos en este acápite en cumplimiento de las garantías fundamentales consagradas en la Constitución Política y la Ley.

El ejercicio de estos derechos será gratuito e ilimitado por parte del titular del dato personal, sin perjuicio de las disposiciones legales que regulen el ejercicio de los mismos.

El ejercicio del Habeas Data, expresado en los siguientes derechos, constituye una potestad personalísima y corresponderán al titular del dato de manera originaria, salvo las excepciones de Ley.

8.1. Derecho de acceso.

Este derecho comprende la facultad del titular del dato de obtener toda la información respecto de sus propios datos personales, sean parciales o completos, del tratamiento aplicado a los mismos, de la finalidad del tratamiento, la ubicación de las bases de datos que contienen sus datos personales y sobre las comunicaciones y/o cesiones efectuadas respecto de ellos, sean estas autorizadas o no.

8.2. Derecho de actualización.

Este derecho comprende la facultad del titular del dato de actualizar sus datos personales cuando estos hayan tenido lugar a alguna modificación.

8.3. Derecho de rectificación.

Este derecho comprende la facultad del titular del dato de modificar los datos que resulten ser inexactos, incompletos, inexistentes o incongruentes.

8.4. Derecho de cancelación o supresión.

Este derecho comprende la facultad del titular del dato de cancelar sus datos personales o suprimirlos cuando sean excesivos, no pertinentes o el tratamiento sea contrario a las normas, salvo en aquellos casos contemplados como excepciones por la ley o contractualmente pactados en contrario.

8.5. Derecho a la revocatoria del consentimiento.

El titular de los datos personales tiene el derecho de revocar total o parcialmente el consentimiento o la autorización que habilita a FALCK HOMECARE para un tratamiento con determinada finalidad, salvo en aquellos casos contemplados como excepciones por la ley o contractualmente pactados en contrario.

8.6. Derecho de oposición.

Este derecho comprende la facultad del titular del dato de oponerse al tratamiento de sus datos personales, salvo los casos en que tal derecho no proceda por disposición legal o por vulnerar intereses generales superiores al interés particular. La Gerencia, con base en los legítimos derechos que argumente el titular del dato personal, tomará la decisión correspondiente.

8.7. Derecho a presentar quejas y reclamos o a ejercer acciones.

El titular del dato personal tiene derecho a presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio, o la entidad que fuera competente, quejas y reclamos, así como las acciones que resultaren pertinentes, para la protección de sus datos. Previo a ello deberá haber agotado el ejercicio de su derecho frente a FALCK HOMECARE conforme a la ley 1581 de 2012.

8.8. Derecho a otorgar autorización para el tratamiento de datos.

En desarrollo del principio del consentimiento informado, el titular del dato tiene derecho a otorgar su autorización, por cualquier medio que pueda ser objeto de consulta posterior, para tratar sus datos personales.

De manera excepcional, esta autorización no será requerida en los siguientes casos:

8.8.1. Cuando sea solicitada por entidad pública o administrativa en cumplimiento de sus funciones legales, o por orden judicial.

8.8.2. Cuando se trate de datos de naturaleza pública.

8.8.3. En casos de emergencia médica o sanitaria.

8.8.4. Cuando sea tratamiento de información autorizado por la Ley para fines históricos, estadísticos o científicos.

8.8.5. Cuando se trate de datos personales relacionados con el registro civil de las personas.

En estos casos, si bien no se requiere de la autorización del titular, sí tendrán aplicación los demás principios y disposiciones legales sobre protección de datos personales.

ARTÍCULO 9. DEBERES DE LOS DESTINATARIOS DE ESTA POLÍTICA RESPECTO DE LAS BASES DE DATOS DE CARÁCTER PERSONAL CUANDO OSTENTEN LA CALIDAD DE RESPONSABLES Y ENCARGADOS.

9.1. Deberes para los responsables del tratamiento.

Cuando FALCK HOMECARE o cualquiera de los destinatarios de esta Política, asuma la calidad de responsable del tratamiento de datos personales bajo su custodia, deberá cumplir los siguientes deberes, sin perjuicio de las demás disposiciones previstas en la ley y en otras que rijan su actividad:

a) Garantizar al titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de Habeas Data.
b) Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la presente Política, copia de la respectiva autorización otorgada por el titular.
c) Informar debidamente al titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.
d) Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
e) Garantizar que la información que se suministre al encargado del tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
f) Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al encargado del tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada.
g) Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al encargado del tratamiento.
h) Suministrar al encargado del tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la ley.
i) Exigir al encargado del tratamiento en todo momento respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del titular.
j) Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en esta Política y en la ley.
k) Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos. FALCK HOMECARE cumple con esta obligación a través de la adopción de esta Política.
l) Informar al encargado del tratamiento la circunstancia de que determinada información se encuentra en discusión por parte del titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo.
m) Informar a solicitud del titular sobre el uso dado a sus datos.
n) Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los titulares.
o) Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio

9.2. Deberes de los encargados del tratamiento de datos personales.

Cuando FALCK HOMECARE o cualquiera de los destinatarios de esta Política, asuma la calidad de encargado del tratamiento de datos personales bajo su custodia, deberá cumplir los siguientes deberes, sin perjuicio de las demás disposiciones previstas en la ley y en otras que rijan su actividad:

a) Garantizar al titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de Hábeas Data.
b) Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
c) Realizar oportunamente la actualización, rectificación o supresión de los datos en los términos de la ley.
d) Actualizar la información reportada por los responsables del tratamiento dentro de los cinco (5) días hábiles contados a partir de su recibo.
e) Tramitar las consultas y los reclamos formulados por los titulares en los términos señalados en esta Política y en la ley.
f) Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la Ley y, en especial, para la atención de consultas y reclamos por parte de los Titulares. FALCK HOMECARE cumple con dicha obligación a través de la adopción de la presente Política.
g) Registrar en la base de datos la leyenda "RECLAMO DE HABEAS DATA EN TRAMITE" en relación con la información personal que se discuta o cuestione por los titulares, acorde con la forma en que se regule en la Ley.
h) Insertar en la base de datos la leyenda "INFORMACION SOBRE HABEAS DATA EN DISCUSION JUDICIAL" una vez notificado por parte de la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad del dato personal.
i) Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio o por otra autoridad competente.
j) Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que pueden tener acceso a ella.
k) Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los “Códigos de Seguridad” y existan riesgos en la administración de la información de los titulares.
l) Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio

9.3. Deberes comunes de responsables y encargados del tratamiento.

Además de los deberes antes descritos en cabeza de FALCK HOMECARE y de cualquiera otra persona que asuma su condición de responsable o encargado del tratamiento, de manera complementaria asumirán los siguientes deberes cualquiera que sea su condición:

a) Aplicar las medidas de seguridad conforme la clasificación de los datos personales.
b) Adoptar procedimientos de recuperación de desastres aplicables a las bases de datos que contengan datos personales.
c) Adoptar procedimientos de respaldo o back up de la base de datos que contienen datos personales.
d) Auditar de forma periódica el cumplimiento de esta Política por parte de los destinatarios de la misma.
e) Gestionar de manera segura las bases de datos que contengan datos personales.
f) Aplicar esta Política sobre protección de datos personales en armonía con la “Política de Seguridad de la Información”.
g) Llevar un registro central de las bases de datos que contengan datos personales que comprenda el historial desde su creación, tratamiento de la información y cancelación de la base de datos.
h) Gestionar de manera segura el acceso a las bases de datos personales contenidos en los sistemas de información, en los que actúe como responsable o encargado del tratamiento.
i) Disponer de un procedimiento para gestionar los incidentes de seguridad respecto de las bases de datos que contengan datos personales.
j) Regular en los contratos con terceros el acceso a las bases que contengan datos de carácter personal.

ARTÍCULO 10. PROCEDIMIENTO DE HABEAS DATA PARA EL EJERCICIO DE LOS DERECHOS DE INFORMACIÓN, ACCESO, ACTUALIZACIÓN, RECTIFICACION, CANCELACION Y OPOSICION.

En desarrollo del derecho constitucional de Habeas Data respecto de los derechos de acceso, actualización, rectificación, cancelación y oposición por parte del titular de datos personales, o interesado habilitado legalmente, esto es, sus causahabientes y representantes legales, la empresa adopta el siguiente procedimiento:

10.1. El titular del dato y/o interesado en ejercer uno de estos derechos, acreditará esta condición mediante copia del documento pertinente y de su documento de su identidad, que podrá suministrar por medio físico o digital. En caso de que el titular este representado por un tercero deberá allegarse el respectivo poder, el cual deberá tener reconocimiento del contenido ante notario, habida cuenta de que se trata del ejercicio del Derecho Fundamental al Habeas Data. El apoderado deberá igualmente acreditar su identidad en los términos indicados.

10.2. La solicitud para ejercer cualquiera de los derechos mencionados deberá hacerse en soporte escrito, sea este físico o digital. La solicitud de ejercicio de los derechos mencionados podrá dirigirse a la dirección principal o al correo electrónico habilitado por FALCK HOMECARE para el ejercicio del Habeas Data oficialdeprivacidad@falck.co Se podrá disponer de otros medios para que el titular de los datos personales ejerza sus derechos tales como la línea telefónica (1) 745 20 26 y la oficina ubicada en la calle 100 Nro.19A - 30 oficina 801 barrio chico de la ciudad de Bogotá.

10.3. La solicitud de ejercicio de cualquiera de los derechos mencionados contendrá la siguiente información:

10.3.1. Nombre e identificación del titular del dato personal, y de sus representantes, de ser el caso.

10.3.2. Petición concreta y precisa de información, acceso, actualización, rectificación, cancelación, oposición al tratamiento y/o revocatoria del consentimiento. En cada caso la petición deberá estar razonablemente fundamentada para que FALCK HOMECARE proceda, como responsable de la base de datos, a dar respuesta.

10.3.3. Dirección física y/o electrónica para notificaciones.

10.3.4. Documentos que soportan la solicitud, si a ello hay lugar.

Si faltare alguno de los requisitos aquí indicados, se comunicará al interesado dentro de los 5 días siguientes a la recepción de la solicitud, para que los mismos sean subsanados, procediendo entonces a dar respuesta a la solicitud de Hábeas Data presentada. Si transcurridos dos (2) meses sin que presente la información requerida, se entenderá que se ha desistido de la solicitud. FALCK HOMECARE podrá disponer de formatos físicos y/o digitales para el ejercicio de este derecho y en ellos indicará si se trata de una consulta, queja o de un reclamo del interesado. Dentro de los dos (2) días hábiles siguientes a la recepción completa de la solicitud, FALCK HOMECARE indicará que se trata de un reclamo en trámite. En la respectiva base de datos (PQR) se deberá consignar una casilla en la que se aparezcan las siguientes leyendas: “RECLAMO POR HABEAS DATA EN TRAMITE” y “RECLAMO POR HABEAS DATA RESUELTO”.

FALCK HOMECARE, cuando sea responsable de la base de datos personales contenidos en sus sistemas de información, dará respuesta a la solicitud en el término de diez (10) días si se trata de una consulta; y de quince días (15) días si se trata de un reclamo. En los mismos plazos anteriores se pronunciará cuando verifique que en sus sistemas de información no tiene datos personales del interesado que ejerce alguno de los derechos indicados.

En caso de reclamo, si no fuere posible dar respuesta dentro del término de (15) quince días, se informarán al interesado los motivos de demora y la fecha en la que se atenderá el reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento de los primeros quince (15) días.

En los casos que detente la condición de encargado del tratamiento informará tal situación al titular o interesado en el dato personal, y comunicará al responsable del dato personal la solicitud, con el fin de que este dé respuesta a la solicitud de consulta o reclamo presentado. Copia de tal comunicación será dirigida al titular del dato o interesado, para que tenga conocimiento sobre la identidad del responsable del dato personal y en consecuencia del obligado principal de garantizar el ejercicio de su derecho.

FALCK HOMECARE documentará y almacenará las solicitudes realizadas por los titulares de los datos o por los interesados en ejercicio de cualquiera de los derechos, así como las respuestas a tales solicitudes. Esta información será tratada conforme a las normas aplicables a la correspondencia de la firma. Para acudir a la Superintendencia de Industria y Comercio en ejercicio de las acciones legales contempladas para los titulares de datos o interesados, se deberá agotar previamente el trámite de consultas y/o reclamos aquí descrito.

ARTÍCULO 11. REGISTRO CENTRAL DE BASES DE DATOS PERSONALES.

FALCK HOMECARE, como responsable del tratamiento de datos personales bajo su custodia, en desarrollo de su actividad empresarial, así como respecto de aquellos en los cuales tenga la calidad de encargado del tratamiento, dispondrá de un registro central en el cual relacionará cada una de las bases de datos contenidas en sus sistemas de información y demás archivos.

El registro central de bases de datos personales permitirá:

11.1. Inscribir toda base de datos personales contenida en los sistemas de información y demás archivos de cada base se le asignará un número de registro.

11.2. La inscripción de las bases de datos personales indicará: (i) El tipo de dato personal que contiene; (ii) La finalidad y uso previsto de la base de datos; (iii) Identificación del área de FALCK HOMECARE que hace el tratamiento de la base de datos; (iv) Sistema de tratamiento empleado (automatizado o manual) en la base de datos; (v) Indicación del nivel y medidas de seguridad que aplican a la base de datos en virtud del tipo de dato personal que contiene; (vi) Ubicación de la base de datos en los sistemas de información; (vii) El colectivo de personas o grupo de interés cuyos datos están contenidos en la base de datos; (viii) La condición de FALCK HOMECARE como RESPONSABLE o ENCARGADO del tratamiento de las bases de datos; (ix) Autorización de comunicación o cesión de la base de datos, si existe; (x) Procedencia de los datos y procedimiento en la obtención del consentimiento; (xi) Empleado de FALCK HOMECARE custodio de la base de datos; (xii) Los demás requisitos que sean aplicables conforme al reglamento de la ley que llegare a expedirse.

11.3. De manera mensual se registrarán, para efectos de cumplimiento y auditoria, los cambios surtidos en las bases de datos personales en relación con los requisitos antes enunciados. En caso de que las bases de datos no hayan sufrido cambios así se dejará constancia por el custodio de la misma.

11.4. La ocurrencia e historial de los incidentes de seguridad que se presenten contra alguna de las bases de datos personales custodiadas por FALCK HOMECARE, serán documentados en este registro central.

11.5. El registro indicará las sanciones que llegaren a imponerse respecto del uso de la base de datos personales, indicando el origen de la misma.

11.6. La cancelación de la base de datos personales será registrada indicando los motivos y las medidas técnicas adoptadas para hacer efectiva la cancelación.

ARTÍCULO 12. TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES.

Las operaciones que constituyen tratamiento de datos personales por parte de FALCK HOMECARE, en calidad de responsable o encargado de los mismos, se regirán por los siguientes parámetros:

12.1. Datos personales relacionados con la gestión del recurso humano.

FALCK HOMECARE, tiene una planta de personal permanente, necesaria para conseguir sus finalidades estatutarias y cumplir con sus compromisos legales y contractuales. Así mismo tiene la responsabilidad de los datos personales de todos sus empleados con el fin de poder desarrollar de forma adecuada su objeto social, también es necesario contar con los datos personales de personas que sean potenciales empleados para ser parte de FALCK HOMECARE, para así agilizar los procesos de selección y obtener resultados más eficientes en los mismos. Estas Bases de datos tienen como finalidad cumplir con las obligaciones contractuales con sus empleados y también facilita las obligaciones de FALCK HOMECARE para con sus clientes, proveedores o contratistas. Respecto a los potenciales empleados la Base de datos tiene como finalidad poder realizar procesos de selección más eficientes y cortos, clasificando a los potenciales candidatos de ser el caso o conservar sus datos para una posterior convocatoria, dichos datos podrán ser utilizados a su vez para otros procesos de selección. Las Bases de Datos de Recursos Humanos están compuestas principalmente, pero sin limitarse, por:

Nombre completo.
Número de documento.
Dirección.
Estado civil.
Edad
Fecha de Nacimiento
nombre de esposa e hijos
nombre e identificación de hijos,
Teléfono.
Correo electrónico.
Cuenta bancaria.
Datos afines a la seguridad social.
Experiencia laboral
Experiencia Educativa
Salario y/o ingresos
historia médica
estado de salud
autorizaciones médicas
medicamentos que utilizan
participación en actividades de recreación y deporte
Hoja de vida, educación, experiencia, vínculos con entidades, vínculos con empresas;
Saldo de deudas contraídas o libranza;
Afiliaciones con descuento de nómina;
Aportes pensionales;
Constitución y aportes a fondos de pensiones voluntarias, bonos de alimentos, etc.;
Procesos judiciales, embargo;
Deudas a favor de cooperativas;
Autorizaciones de descuentos;
Información de afiliación a fondos de empleados, gremiales;
Prestaciones durante toda su vida laboral;
Contrato laboral;
Cambios en el contrato de trabajo;
Vinculación con empleadores anteriores;
Historia laboral del trabajador;
Pago de auxilio y beneficios;
Beneficiarios del trabajador para efecto del pago de auxilios y beneficios;
Afiliación EPS, fondo de pensiones, ARL, Caja de compensación;
Capacitaciones recibidas;
Informe de evaluación sicológica;
Detalle de la caracterización;
Informe demográfico de los trabajadores;
Historia clínica ocupacional del trabajador;
Accidentes laborales;
Horas extras;
Ingreso y salida de la planta;
Huella dactilar;
Registro fotográfico;
Pertenencia a sindicato;
Evaluación anual de competencia.

Si dentro de la información recolectada se encuentran datos sensibles, FALCK HOMECARE le informará de la calidad de dichos datos sensibles y la finalidad del tratamiento, y sólo serán tratados con su consentimiento previo, expreso e informado. Tenga en cuenta que por tratarse de datos sensibles usted no está obligado a autorizar su tratamiento.

Parágrafo Primero: Las personas interesadas en vincularse laboralmente o hacer parte de ella mediante un contrato de prestación de servicios, deben previamente manifestar de forma expresa que autorizan el tratamiento de sus datos personales conforme a la presente política y a las finalidades expuestas.

12.1.1. Tratamiento antes de la relación laboral.

Se informará de manera anticipada, a las personas interesadas en participar en un proceso de selección, las reglas aplicables al tratamiento de los datos personales que suministre el interesado, así como respecto de aquellos que se obtengan durante el proceso de selección; y obtendrá la autorización requerida para entregar dicha información a terceros y para cualquiera otra finalidad distinta a la de participar en este proceso.

Una vez agote el proceso de selección, informará el resultado negativo y devolverá a las personas no seleccionadas los datos personales suministrados; cuando ello no fuere posible se procederá a su destrucción para lo cual habrá informado previamente al titular. La información obtenida respecto de quienes no fueron seleccionados, concretamente los resultados de las pruebas sicotécnicas y entrevistas, serán eliminados de sus sistemas de información, dando así cumplimiento al principio de finalidad.

FALCK HOMECARE cuando contrate procesos de selección de personal con terceros regulará en los contratos el tratamiento que se deberá dar a los datos personales entregados por los interesados, así como la destinación de la información personal obtenida del respectivo proceso en cumplimiento de esta Política. Los datos personales e información obtenida del proceso de selección respecto del personal seleccionado para laborar, serán almacenados en archivos determinados para el efecto, aplicando a esta información niveles y medidas de seguridad altas, en virtud de la potencialidad de que tal información contenga datos de carácter sensible.

La finalidad de la entrega de los datos suministrados por los interesados en las vacantes de FALCK HOMECARE y la información personal obtenida del proceso de selección, se limita a la participación en el mismo; por tanto, su uso para fines diferentes está estrictamente prohibido.

12.1.2. Tratamiento de datos durante la relación laboral.

Se almacenará los datos personales e información personal obtenida del proceso de selección de los empleados en una carpeta identificada con el nombre de cada uno de estos. El tratamiento y acceso a esta información, en formato físico o digital, será procedente acorde con los procedimientos establecidos por la Unidad de Recursos Humanos.

El uso de la información de los empleados para fines diferentes a la administración de la relación contractual, está prohibido. El uso diferente de los datos e información personal de los empleados solo procederá por orden de autoridad competente, siempre que en ella radique tal facultad. Corresponderá a la Coordinación Jurídica evaluar la competencia y eficacia de la orden de la autoridad competente, con el fin de prevenir una cesión no autorizada de datos personales.

12.1.3. Tratamiento de datos después de terminada la relación contractual.

Terminada la relación laboral, cualquiera que fuere la causa se procederá a almacenar los datos personales obtenidos del proceso de selección y documentación generada en el desarrollo de la relación laboral en un archivo central, sometiendo tal información a medidas y niveles de seguridad altas, en virtud de la potencialidad de que la información laboral pueda contener datos sensibles.

Se prohibido ceder tal información a terceras partes, pues tal hecho puede configurar una desviación en la finalidad para la cual fueron entregados los datos personales por sus titulares.

Lo anterior, salvo autorización previa y escrita que documente el consentimiento por parte del titular del dato personal.

12.2. Tratamiento de datos personales de proveedores.

Solo se recibirá de sus proveedores los datos que sean necesarios, pertinentes y no excesivos para la finalidad de selección, evaluación y ejecución del contrato a que haya lugar. Cuando se le exija a FALCK HOMECARE, por su naturaleza jurídica, la divulgación de datos del proveedor -persona física consecuencia de un proceso de selección, esta se efectuará con las previsiones que den cumplimiento a lo dispuesto en esta Política y que prevengan a terceros sobre la finalidad de la información que se divulga.

Se recolectará de los proveedores los datos personales de los empleados de este, que sean necesarios, pertinentes y no excesivos, que por motivos de seguridad deba analizar y evaluar, atendiendo las características de los servicios que se contraten con el proveedor. Los datos personales de empleados de los proveedores tendran como única finalidad verificar su idoneidad y competencia de tales empleados; por tanto, una vez verificado este requisito, se podrá devolver tal información al proveedor, salvo cuando fuere necesario preservar estos datos.

Cuando se entregue datos de sus empleados a sus proveedores, estos deberán proteger los datos personales suministrados, conforme lo dispuesto en esta Política. Para tal efecto se incluirá la previsión de auditoria respectiva en el contrato o documento que legitima la entrega de los datos personales. Por tanto verificará que los datos solicitados sean necesarios, pertinentes y no excesivos respecto de la finalidad que fundamente la solicitud de acceso a los mismos.

12.3. Tratamiento de datos personales en procesos de contratación.

Los terceros que en procesos de contratación, alianzas y acuerdos de cooperación con FALCK HOMECARE accedan, usen, traten y/o almacenen datos personales de empleados y/o de terceros relacionados con dichos procesos contractuales, adoptarán en lo pertinente lo dispuesto en este Política, así como las medidas de seguridad que se indiquen según el tipo de dato de carácter personal tratado.

Para tal efecto se incluirá la previsión de verificación respectiva en el contrato o documento que legitima la entrega de los datos personales. FALCK HOMECARE verificará y controlará que los datos solicitados sean necesarios, pertinentes y no excesivos respecto de la finalidad del tratamiento.

12.4. Tratamiento de datos personales de clientes de FALCK HOMECARE.

Respecto de los datos personales de las clientes los recolectará y tratará para los fines contractuales, comerciales y publicitarios propios de la relación existente con ellas.

El proceso de contratación directa definirá el tratamiento conforme a las necesidades particulares que surjan de la dinámica contractual con los clientes, aplicando lo aquí dispuesto.

12.5 Tratamiento de datos personales de Menores.

El tratamiento de los datos personales siempre debe respetar los derechos de los menores. Para obtener la Autorización, -llegado el caso-, los padres o en su defecto, los representantes legales, tienen la facultad de autorizar o no el tratamiento de los datos personales de aquellos, siempre que:

Responda y respete el interés superior de los menores.
Se asegure el respeto de los derechos fundamentales de los menores.
Se cuente con el debido escrito mediante el cual, sus padres o, en su defecto, el representante legal, conceda la Autorización del Tratamiento de datos personales del menor, previo ejercicio del menor a su derecho de ser escuchado, teniendo en cuenta la madurez, autonomía y capacidad del menor para entender el asunto.

12.6. Tratamiento de datos personales de la comunidad en general.

La recolección de datos de personas físicas que se traten en desarrollo de acciones relacionadas con la comunidad, bien sea consecuencia del desarrollo de su objeto social o de cualquiera otra actividad, se sujetará a lo dispuesto en esta Política. Para el efecto, previamente FALCK HOMECARE informará y obtendrá la autorización de los titulares de los datos en los documentos e instrumentos que utilice y que estén relacionados con estas actividades.

En cada uno de los casos antes descritos, las áreas de la firma que desarrollen los procesos de negocios en los que se involucren datos de carácter personal, deberán considerar en sus estrategias de acción la formulación de reglas y procedimientos que permitan cumplir y hacer efectiva las disposiciones aquí adoptadas, además de prevenir posibles sanciones legales.

ARTÍCULO 13. TEMA APLICABLE A TODAS LAS BASES DE DATOS

El Titular al aceptar esta Política, autoriza que los Datos Personales serán utilizados sólo para los propósitos aquí señalados, y entiende que no procederá a vender, licenciar, transmitir o divulgar la misma fuera de FALCK HOMECARE salvo que (i) el Titular nos autorice expresamente a hacerlo, (ii) sea necesario para permitir a nuestros contratistas, aliados, empresas afiliados o agentes prestar los servicios que les hemos encomendado, (iii) con el fin de proporcionarle nuestros productos o servicios, (iv) sea divulgada a las entidades que prestan servicios de marketing en nuestro nombre o a otras entidades con las cuales tenemos acuerdos de mercadeo conjunto, (v) tenga relación con una fusión, consolidación, adquisición, desinversión u otro proceso de restructuración, o (vi) según sea requerido o permitido por la ley.

A fin de poner en práctica los propósitos descritos anteriormente, los datos personales del Titular podrán ser divulgados con los fines dispuestos en esta Política al personal de recursos humanos, encargados, consultores, asesores y a otras personas y empresas según corresponda.

FALCK HOMECARE podrá subcontratar a terceros para el procesamiento de determinadas funciones o información. Cuando efectivamente subcontrate con terceros el procesamiento de información personal o proporcione información personal a terceros prestadores de servicios, se advertira a dichos terceros sobre la necesidad de proteger dicha información personal con medidas de seguridad apropiadas, les prohíbe el uso de información personal para fines propios y les impide que divulguen su información personal a otros.

De igual forma se podrá transferir o transmitir (según corresponda) datos personales a otras compañías en el extranjero por razones de seguridad, eficiencia administrativa y mejor servicio, lo cual se autoriza mediante la aceptación de esta Política. FALCK HOMECARE ha adoptado las medidas del caso para que esas compañías implementen en su jurisdicción y de acuerdo a las leyes a ellas aplicables, estándares de seguridad y protección de datos personales siquiera similares a los previstos en este documento y en general en la política de FALCK HOMECARE sobre la materia. En el caso de transmisión de datos personales, se suscribirá el contrato de transmisión a que haya lugar en los términos del Decreto 1377/13.

Adicionalmente, se informará que una vez cese la necesidad de tratamiento de los datos, los mismos podrán ser eliminados de las bases de datos o archivados en términos seguros a efectos de que solamente sean divulgados cuando a ello hubiere lugar de acuerdo con la Ley. Dichos datos no serán eliminados a pesar de la solicitud del Titular, cuando la conservación de los mismos sea necesaria para el cumplimiento de una obligación o contrato.

ARTÍCULO 14. FINALIDADES DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

14.1 Bases de Datos de usuarios y/o potenciales clientes

Los usuarios y/o potenciales clientes son los que en últimas permiten desarrollar el objeto social de FALCK HOMECARE, por ello es indispensable recolectar, almacenar y utilizar los datos personales de ellos, para en esencia conocer la naturaleza del servicio que se les prestará y también para remitir las facturas correspondientes a los servicios prestados, los datos personales de los clientes son necesarios para mantener un contacto constante con ellos. Los siguientes son los Datos Personales de los Titulares que son recolectados por FALCK HOMECARE en desarrollo de su objeto social, e incluidos en sus bases de datos de usuarios y/o potenciales clientes: (i) Tipo de documento de identidad; (ii) Número de documento de identidad; (iii) Género; (iv) Nombres y Apellidos; (iv) Fecha de nacimiento; (v) Dirección de domicilio; (vi) Estrato; (vii) Barrio; (viii) Municipio; (ix) Departamento; (x) Teléfono oficina; (xi) Teléfono domicilio; (xii) Celular; (xiii) Dirección de correo electrónico; (xiv) EPS; (xv) Número de hijos; (xvi) Estado civil y (xvii) Ocupación.

14.2. Finalidades del Tratamiento de Datos Personales

Los Datos Personales recopilados, son incluidos en una Base de Datos a la cual tienen acceso el personal de FALCK HOMECARE en ejercicio de sus funciones, quien se advierte que en ningún caso está autorizado para el Tratamiento de la información para fines diferentes a los aquí descritos:

Prestar los servicios de traslado de personas bajo la modalidad de transporte terrestre especial en salud.
Transporte de muestras biomédicas y de laboratorio
Realizar campañas de publicidad y mercadeo para ofrecer descuentos o promociones de productos o servicios propios o de terceros;
Informar sobre cambios de nuestros productos o servicios;
Evaluar la calidad de nuestros productos y servicios;
Preparar estudios de mercado que permitan establecer preferencias de consumo o determinar hábitos de pago;
Realizar estudios de crédito, cobranza o riesgo crediticio;
Adelantar convenios comerciales, eventos o programas institucionales directamente o en asocio con terceros;
Proveer nuestros y productos y servicios requeridos directamente o a través de terceros, y recibir retroalimentación;
Informar sobre nuevos productos o servicios que estén relacionados o no con el contrato suscrito;
Verificación de datos a través de consulta a bases de datos públicas o centrales de riesgos;
Actividades de georeferenciación y estudios estadísticos;
Enviar información sobre actividades desarrolladas o envío de información que se considere de interés a través de diferentes medios;
Dar cumplimiento a las obligaciones legales de información a los entes administrativos, así como a las autoridades competentes que así lo requieran;
Compartir con terceros que colaboran con FALCK HOMECARE y que para el cumplimiento de sus funciones, deban acceder en alguna medida a la información, tales como proveedores de servicios de mensajería, agencias de publicidad, call center y casas de cobranzas;
Realizar la consulta y reporte de las obligaciones a las centrales de riesgo crediticio
Ejecutar las obligaciones derivadas de los contratos de afiliación, contratos comerciales en los cuales FALCK HOMECARE es parte;
Soportar los procesos de auditoría;
Confirmar la programación de citas médicas con especialistas vía web o cualquier otro medio tecnológico;
Brindar información sobre la programación de servicios, efectuar seguimiento a los mismos y evaluar la prestación de los servicios;
Realizar encuestas de satisfacción;
Llevar a cabo los trámites de atención de PQR’s presentadas ante la Compañía;
Celebrar convenios con terceros;
Cualquier otra finalidad de llegare a resultar en desarrollo del contrato o la relación comercial entre FALCK HOMECARE y el Titular.

La información suministrada por el Titular, solo será utilizada para los propósitos aquí señalados y una vez cese la necesidad del Tratamiento de los Datos Personales, los mismos podrán ser eliminados de las bases de datos de FALCK HOMECARE. archivados en términos seguros a efectos de solo ser divulgados cuando la ley así lo exija.

ARTÍCULO 15. MANEJO DE INFORMACIÓN Y MECANISMOS DISPUESTOS POR FALCK HOMECARE COMO RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

HACES INVERSIONES Y SERVICIOS – FALCK HOMECARE
Razón social	HACES INVERSIONES Y SERVICIOS S A S
Marca	FALCK HOMECARE
Nit	900.247.190-7
Domicilio	Bogotá D.C.
Dirección	calle 100 Nro.19A - 30 oficina 801 barrio chico de la ciudad de Bogotá.
Teléfono	7452026
Correo electrónico	oficialdeprivacidad@falck.co
Página Web

ARTÍCULO 16. ÁREA RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

La Coordinación Jurídica y de Atención al Usuario será el área/persona encargada de recibir las peticiones, quejas o reclamos de los Titulares de los Datos Personales. Esta área se encargará de realizar el manejo interno que sea necesario a efectos de garantizar una respuesta clara, eficiente y oportuna al Titular del Dato.

ARTÍCULO 17. PROHIBICIONES.

En desarrollo de esta Política de Seguridad de la Información Personal, se establecen las siguientes prohibiciones y sanciones como consecuencia de su incumplimiento.

17.1. Se prohíbe el acceso, uso, gestión, cesión, comunicación, almacenamiento y cualquiera otro tratamiento de datos personales de carácter sensible sin autorización del titular del dato personal y/o de FALCK HOMECARE.

El incurrir en esta prohibición por parte de los empleados acarreará las sanciones a que haya lugar de conformidad con la Ley.

El incurrir en esta prohibición por parte de los proveedores que contraten con FALCK HOMECARE dará lugar a las consecuencias previstas para tales efectos, sin perjuicio de las acciones a que haya lugar.

En los contratos con los proveedores, en lo que el objeto contratado tenga relación con datos personales, se pactará una previsión en relación con los perjuicios que se pueden llegar a ocasionar como consecuencia de la imposición de multas, sanciones operativas, entre otras, por parte de las autoridades competentes y como consecuencia del obrar imprudente o negligente del proveedor.

17.2. Se prohíbe la cesión, comunicación o circulación de datos personales, sin el consentimiento previo, escrito y expreso del titular del dato o sin autorización. La cesión o comunicación de datos personales deberá ser inscrita en el registro central de datos personales de FALCK HOMECARE y contar con la autorización del custodio de la base de datos.

17.3. Se prohíbe el acceso, uso, cesión, comunicación, tratamiento, almacenamiento y cualquiera otro tratamiento de datos personales de carácter sensible que llegaren a ser identificados en un procedimiento de auditoría en aplicación de la Política sobre el buen uso de los recursos informáticos de la organización y/u otras normas expedidas para estos fines.

Los datos sensibles que llegaren a identificarse en el proceso de auditoría, serán informados al usuario del recurso informático, con el fin de que este proceda a eliminarlos; de no ser posible esta opción, se procederá a eliminarlos de manera segura.

17.4. Se prohíbe a los destinatarios de esta Política cualquier tratamiento de datos personales que pueda dar lugar a alguna de las conductas descritas en la ley de delitos informáticos 1273 de 2009. Salvo que se cuente con la autorización del titular del dato y/o de FALCK HOMECARE, según el caso.

17.5. Solamente se procederá el tratamiento de datos personales de niños y adolescentes menores de edad con el consentimiento expreso, previo e informado de sus representantes y/o de las personas que ostenten la representación del menor, para las finalidades requeridas en relación con el ejercicio de su actividad empresarial y en todo caso se deberán asegurar los derechos prevalentes que la Constitución Política reconoce a estos, en armonía con el Código de la Infancia y Adolescencia.

ARTÍCULO 18. ROLES Y RESPONSABILIDADES EN EL CUMPLIMIENTO DE LA PROTECCION DE DATOS PERSONALES.

La responsabilidad en el adecuado tratamiento de datos personales al interior de FALCK HOMECARE, está en cabeza de todos los empleados.

En consecuencia, al interior de cada área que maneje los procesos de negocios que involucren tratamiento de datos personales, deberán adoptar las reglas y procedimientos para la aplicación y cumplimiento de la presente Política, dada su condición de custodios de la información personal que está contenida en los sistemas de información de FALCK HOMECARE.

En caso de duda respecto del tratamiento legal de los datos personales, se acudirá a la Coordinación Jurídica para que indiquen la directriz a seguir, según el caso.

ARTÍCULO 19. TEMPORALIDAD DEL DATO PERSONAL.

En el tratamiento de datos personales la permanencia de los datos en sus sistemas de información estará determinada por la finalidad de dicho tratamiento. En consecuencia, agotada la finalidad para la cual se recolectaron los datos, FALCK HOMECARE procederá a su destrucción o devolución, según el caso, o bien a conservarlos según lo dispuesto en la ley y las tablas de retención documental de la firma, adoptando las medidas técnicas que impidan un tratamiento inadecuado.

ARTÍCULO 20. MEDIDAS DE SEGURIDAD.

En el tratamiento de los datos personales objeto de regulación en esta Política, FALCK HOMECARE adoptará medidas de seguridad físicas, lógicas y administrativas, las cuales se clasifican en nivel alto, medio y bajo, conforme el riesgo que pueda derivar de la criticidad de los datos personales tratados. En desarrollo del principio de seguridad de los datos personales, FALCK HOMECARE adoptará una directriz general sobre estas medidas, que serán de obligatorio acatamiento por parte de los destinatarios de esta Política.

ARTÍCULO 21. PROCEDIMIENTOS Y SANCIONES.

Se comunicara a los destinatarios de esta Política el régimen de sanciones previsto por la Ley 1581 de 2012 en su Artículo 23, que materializa los riesgos que se asume por un indebido tratamiento de datos personales:

“ARTICULO 23. Sanciones. La Superintendencia de Industria y Comercio podrá imponer a los Responsables del Tratamiento y Encargados del Tratamiento las siguientes sanciones:
“a) Multas de carácter personal e institucional hasta por el equivalente de dos mil (2.000) salarios mínimos mensuales legales vigentes al momento de la imposición de la sanción. Las multas podrán ser sucesivas mientras subsista el incumplimiento que las originó.
“b) Suspensión de las actividades relacionadas con el Tratamiento hasta por un término de seis (6) meses. En el acto de suspensión se indicarán los correctivos que se deberán adoptar.
“c) Cierre temporal de las operaciones relacionadas con el Tratamiento una vez transcurrido el término de suspensión sin que se hubieren adoptado los correctivos ordenados por la Superintendencia de Industria y Comercio.
“d) Cierre inmediato y definitivo de la operación que involucre el Tratamiento de datos sensibles.”

La notificación de cualquier procedimiento de investigación por parte de cualquier autoridad, relacionado con el tratamiento de datos personales, deberá ser comunicada de manera inmediata a la Coordinación Jurídica de FALCK HOMECARE, con el fin de tomar las medidas tendientes a defender el accionar de la entidad y evitar la imposición de las sanciones previstas en la legislación colombiana, en particular las consignadas en el Título VI, Capítulo 3 de la Ley 1581 de 2012 antes descritas.

Las consecuencia de los riesgos que se asumen, bien sea en calidad de responsable y/o encargado del tratamiento de los datos personales, o el incumplimiento de esta Política por parte de sus destinatarios dará lugar a las sanciones y/o medidas contempladas en las normas aplicables.

ARTÍCULO 22. ENTREGA DE DATOS PERSONALES A AUTORIDADES.

Cuando las autoridades del Estado soliciten acceso y/o entrega de datos de carácter personal contenidos en cualquiera de sus bases de datos, se verificará la legalidad de la petición, la pertinencia de los datos solicitados en relación con la finalidad expresada por la autoridad, y se documentará la entrega de la información personal solicitada previendo que la misma cumpla con todos sus atributos (autenticidad, confiabilidad e integridad), y advirtiendo el deber de protección sobre estos datos, tanto al funcionario que hace la solicitud, a quien la recibe, así como a la entidad para la cual estos laboran. Se prevendrá a la autoridad que requiera la información personal, sobre las medidas de seguridad que aplican a los datos personales entregados y los riegos que conlleva su indebido uso e inadecuado tratamiento.

ARTÍCULO 23. VIGENCIA

Esta Política ha sido aprobada mediante decisión adoptada por la representante legal de la empresa, el día veintidós (22) de febrero de dos mil dieciocho (2018).

Política de tratamiento de datos

Política de tratamiento de datos

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